Olika sätt att kommunicera – välj rätt!

Facebooktwitterlinkedinmail

Över tid har vi fått fler och fler sätt att kommunicera på. Vi har gått från röksignaler till morse till dagens alla kommunikationssätt. Vissa sätt har över tid blivit överflödiga t ex telex och telefax och det har kommit till många nya sätt.

Det innebär att det har blivit viktigare och viktigare att välja rätt kommunikationssätt för rätt typ av kommunikation. Samtidigt har det skapats nya sätt att kommunicera vilka är mycket effektivare än det sättet vi har kommunicerat tidigare.

Det innebär att vi som individer måste använda oss av flera olika kommunikationssätt och framförallt, välja rätt kommunikationssätt för olika typer av kommunikation.

När är det lämpligt att ringa?

Görs ju i realtid och är därför lämpligt när du vill ha tag på en person just NU. Det är väldigt lämpligt för diskussion, speciellt informella. Är ej lämpligt för informationsspridning, dokumentation och är ej sökbart. Fungerar bara med ljud (även om det finns videotelefoni men vem kör det via mobiltelefon idag?)

När är det lämpligt att skicka e-post?

E-post läses ofta i efterskott och är därför lämpligt när du inte förväntar dig svar just nu. Pingpong e-post är inget bra sätt att kommunicera även om du kan sortera din e-post i trådar i din e-post klient.

Lämpligt för en till en eller en till många när det gäller information där man inte förväntar sig någon återkoppling. Är även lämpligt för en till många när det gäller t ex ett formellt brev från VDn i ett företag till alla anställda. E-post är inte lämpligt för diskussion eftersom varje deltagare i en sådan diskussion inte ser samtliga svar samtidigt och att det lätt blir pajkastning utan att man lyssnar på vad den andre säger.  Är textbaserat vilket innebär att man inte får med de dimensioner som ljud och bild innebär. Är bra för dokumentation och är sökbart lång tid efteråt under förutsättning att man har samma e-post konto.

När fungerar chat (såsom Skype) bäst?

Chattar gör man i realtid men kan även följas upp i efterhand om så önskas. Fungerar både som en till en kommunikation men även många till många, dvs i t ex diskussioner i mindre grupper där man vill ha flera olika åsikter om ett diskussionsämne.

Chat fungerar också väldigt bra i kundservice eller säljsammanhang där personen som sitter i telefon kanske inte har svar på alla frågor men kan fråga andra under tiden som samtalet pågår med kunden.

Att chatta är ett väldigt informellt sätt att kommunicera och kan inkludera både ljud,text, bild och video. Är delvis sökbart men är inte lämpligt som långtidsarkiv. Om man vill att något skall sparas lång tid från en chat konversation föreslås det som skall sparas kopieras och läggas i ett e-post meddelande.

Så vad skall vi då ha ett Intranät till?

Ett Intranät möjliggör att man kan ta del av information i efterhand och är lämpligt för en till många kommunikation. Eftersom många nya intranät möjliggör funktionalitet som finns på sociala medier så kan man även kommentera och dela det som skrivs. Dessa funktioner innebär vidare att man kan föra större diskussioner bland fler personer där man kan följa vad som sägs. Är därför lämpligt t ex för frågor&svar, nyheter, gruppdiskussioner och informationsspridning.

Intranät kan både hållas informellt och formellt och är oftast textbaserat men har stöd för både bild och video.

Intranätet är en bra plats för dokumentation (inte långtidslagring) och är sökbart.

Så sammanfattningsvis: tänk efter hur du kommunicerar och välj rätt sätt för rätt typ av kommunikation!